Cómo migrar de CRM sin perder datos por el camino

Paso 0 · Saca tu copia antes de nada

Antes de tocar el sistema nuevo, exporta el antiguo entero y guarda esa copia fuera de la plataforma, en un formato que puedas abrir sin ella. Es la única red de seguridad real de una migración, y el momento de hacerlo es cuando el contrato sigue vivo y los accesos funcionan.

El derecho a llevarte tus datos en un formato estructurado y de uso común está reconocido en el artículo 20 del RGPD para los datos personales que trates. En la práctica, casi todas las plataformas ofrecen una exportación completa; lo que varía es lo fácil que resulta encontrarla.

Paso 1 · Inventario del origen

Antes de mover nada hay que saber qué hay. No es solo el número de registros: es qué campos se usan de verdad, cuáles llevan tres años vacíos, qué automatismos hay montados y qué integraciones dependen del sistema que se va.

• Registros por módulo: contactos, empresas, oportunidades, actividades, adjuntos
• Campos personalizados y porcentaje de relleno de cada uno
• Reglas, flujos y plantillas activas
• Integraciones que leen o escriben en el sistema
• Usuarios activos y qué perfil tiene cada uno

Paso 2 · Mapeo de campos

Cada campo del origen se asigna a uno de destino, se transforma o se descarta a propósito. Esa última palabra es la importante: descartar un campo es una decisión legítima, perderlo por descuido no lo es.

El mapa se revisa con la empresa antes de mover un solo registro, porque hay campos cuyo significado solo conoce quien los usa. El clásico es un desplegable con siete valores donde dos significan lo mismo desde que se fue el comercial que los inventó.

Paso 3 · Limpieza y deduplicación

Migrar la suciedad no la conserva: la multiplica, porque el sistema nuevo hereda los duplicados y además crea los suyos. Este es el único momento de la vida de una base de datos en el que limpiar sale barato.

Lo mínimo: fusionar duplicados por criterio acordado, normalizar teléfonos y provincias, marcar como archivadas las empresas que ya no existen y decidir qué se hace con los contactos sin actividad en los últimos años, que tienen además implicaciones de protección de datos.

Paso 4 · Carga de prueba y validación

Todo se carga primero en un entorno de pruebas, completo, no una muestra. Después se valida contra el origen con cuatro comprobaciones que detectan la mayoría de los fallos.

• Totales por módulo: mismo número de registros en origen y destino
• Importes: suma del pipeline abierto y del cerrado del último año
• Fechas: que las actividades conserven su fecha original y no la de la carga
• Relaciones: que cada oportunidad siga colgando de su empresa y su contacto
• Adjuntos: recuento de archivos y apertura de una muestra al azar

Paso 5 · El corte

El corte se planifica como una operación: ventana fuera de horario comercial, congelación del origen anunciada al equipo con los pasos escritos, carga definitiva y validación inmediata. El sistema antiguo se deja accesible en solo lectura mientras dura la comprobación.

Y se define de antemano qué se considera un fallo suficiente para volver atrás. Tener escrito el criterio evita la peor decisión posible: seguir adelante porque ya se había avisado a todo el mundo.

Paso 6 · Las dos semanas siguientes

La migración no termina con la carga. Termina cuando el equipo trabaja en el sistema nuevo sin volver al antiguo, y eso pasa en las dos semanas siguientes, resolviendo lo que la práctica descubre: un informe que faltaba, un permiso demasiado estrecho, un campo que sí hacía falta.

Si el equipo sigue consultando el sistema antiguo pasado un mes, la migración técnica salió bien y la funcional no. Suele significar que algo no se migró o que nadie enseñó dónde está ahora.